Politika zasebnosti
Vsebina
1. Upravljavec in kontakt
Upravljavec osebnih podatkov, ki jih obdelujemo za delovanje storitve Melona Asist, je IT Melona d.o.o., Lackova cesta 78a, 2000 Maribor, Slovenija, matična številka 8302928000. Za vprašanja o zasebnosti pišite na info@it-melona.si.
Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo dolžni imenovati; vprašanja obravnava zakoniti zastopnik družbe.
2. Kateri podatki se obdelujejo
| Skupina | Podatki |
|---|---|
| Uporabniški račun | e-naslov, ime (neobvezno), zgostitev gesla, čas registracije in prijav, stanje potrditve e-naslova, skrivnost in rezervne kode za dvojno potrjevanje |
| Povezava z nabiralnikom | naslov strežnika IMAP/SMTP, uporabniško ime, geslo predala (shranjeno šifrirano z AES-256-GCM), oznaka predala |
| Vsebina pošte | zadeve, pošiljatelji in prejemniki, datumi, besedilo sporočil in vsebina priponk — obdelano med izvajanjem storitve (glej 3. točko) |
| Pravila in spomin | besedila pravil, ki jih vpišeš (na primer »račune daj v mapo Računi«) |
| Pogovori | tvoja sporočila asistentu in njegovi odgovori |
| Zapisi dejanj in poročila | oznaka sporočila (UID), zadeva, izvorna in ciljna mapa, razlog premika, čas; besedilo poslanih poročil |
| Poraba in naročnina | števci obdelanih sporočil in porabljenih žetonov, paket, status naročnine, identifikator plačnika pri Stripe |
| Tehnični dnevniki | zapisi napak in delovanja aplikacije na strežniku (lahko vsebujejo e-naslov in zadeve sporočil) |
3. Vsebina e-pošte — kako ravnamo z njo
To je najpomembnejši del te politike. Storitev deluje neposredno v tvojem predalu: sporočila prebere prek IMAP, jih premakne med mapami in označi. Kopij sporočil ne shranjujemo v svojo bazo — hranimo le zapise dejanj (oznaka sporočila, zadeva, mapa, razlog).
Za razvrščanje se vsebina sporočila (zadeva, pošiljatelj, po potrebi besedilo, pri paketu Pro tudi besedilo priponk) pošlje jezikovnemu modelu ponudnika Anthropic PBC. Anthropic po svojih pogojih za poslovno uporabo teh podatkov ne uporablja za učenje modelov.
V Nastavitvah lahko vklopiš zasebnostni način: takrat se v obdelavo pošiljajo samo glave sporočil (zadeva, pošiljatelj, datum), besedilo pa nikoli ne zapusti tvojega predala. Če uporabljaš lasten jezikovni model (Ollama v tvojem omrežju), vsebina ne gre niti k Anthropicu.
Ker tvoja pošta vsebuje tudi osebne podatke tretjih oseb (tvojih strank, sodelavcev), si za to vsebino ti upravljavec, mi pa obdelovalec. Pogoji so v Pogodbi o obdelavi podatkov.
4. Nameni in pravne podlage
- Izvajanje storitve (razvrščanje, poročila, pogovor, priprava osnutkov) — pogodba (čl. 6(1)(b) GDPR).
- Zaračunavanje in računovodstvo — pogodba in zakonska obveznost (čl. 6(1)(b) in (c)).
- Varnost, preprečevanje zlorab, tehnični dnevniki — zakoniti interes (čl. 6(1)(f)).
- Obvestila o delovanju (potrditev e-naslova, poročila, opozorilo o doseženi mesečni zmogljivosti) — pogodba.
Trženjskih sporočil brez privolitve ne pošiljamo.
5. Kdo ima dostop (podobdelovalci)
| Podobdelovalec | Namen | Lokacija |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | gostovanje aplikacije in podatkovne baze | Helsinki, Finska (EU) |
| Anthropic PBC | jezikovni model za razvrščanje in pogovor | ZDA |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | obdelava plačil in izdaja računov | Irska (EU), s prenosi v ZDA |
| Ponudnik e-poštnega strežnika za sistemska sporočila | pošiljanje potrditvenih in obvestilnih sporočil | Slovenija (EU) |
Dostop znotraj družbe imajo le osebe, ki ga potrebujejo za delovanje in podporo. Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim za njihove namene.
6. Prenosi v tretje države
Obdelava pri Anthropic PBC in del obdelave pri Stripe potekata v ZDA. Prenos je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami Evropske komisije oziroma drugimi ustreznimi zaščitnimi ukrepi, ki jih zagotavljata omenjena ponudnika. Če želiš obdelavo brez prenosa v ZDA, uporabi zasebnostni način in lasten jezikovni model.
7. Roki hrambe
- Račun in vsi povezani podatki (pravila, pogovori, zapisi dejanj, števci porabe): do izbrisa računa. Ob izbrisu se izbrišejo nemudoma.
- Vsebina sporočil: ne hranimo je; med obdelavo obstaja le v pomnilniku.
- Varnostne kopije baze: do 30 dni, nato se prepišejo.
- Tehnični dnevniki: do 30 dni.
- Računovodski podatki (računi): 10 let skladno z davčno zakonodajo; hrani jih Stripe kot izdajatelj računov.
8. Varnostni ukrepi
- Šifriran prenos (HTTPS, IMAP/SMTP prek TLS).
- Gesla predalov shranjena šifrirano (AES-256-GCM), gesla računov zgoščena.
- Dvojno potrjevanje (TOTP) na voljo vsem, obvezno za skrbniške račune.
- Ločenost podatkov med uporabniki na ravni aplikacije in poizvedb.
- Redne varnostne kopije in posodobitve strežnika.
9. Tvoje pravice
Imaš pravico do seznanitve, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora. Večino lahko izvedeš sam: podatke vidiš in urejaš v aplikaciji, račun pa lahko trajno izbrišeš v Nastavitvah. Za ostalo nam piši na info@it-melona.si; odgovorimo najpozneje v enem mesecu.
Če meniš, da obdelujemo podatke nezakonito, se lahko pritožiš pri Informacijskem pooblaščencu RS (ip-rs.si).
10. Piškotki
Uporabljamo samo nujno potrebne piškotke za prijavo in varnost seje. Analitičnih ali oglaševalskih piškotkov ne uporabljamo, zato privolitev ni potrebna.
11. Spremembe politike
Politiko lahko posodobimo. O bistvenih spremembah obvestimo uporabnike po e-pošti, veljavna različica pa je vedno objavljena na tej strani z datumom zadnje spremembe.